Het verbaasd mij dat veel Exact Online gebruikers niet op de hoogte zijn van de mogelijk tot het maken van een flow voor het goedkeuren van facturen. Binnen deze flow, met maximaal 5 zogenaamde goedkeuringsstappen, beschik je over een perfecte tool facturen te beoordelen op kwaliteit en voorkom je simpelweg onjuiste of onterechte betalingen. Binnen elke stap kan je instellen waarop en door wie er gecontroleerd wordt. De beschikbare controle-activiteiten zijn:
Goederen/diensten - De instelling voor controle van de juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.
Financiële boeking - Hiermee check je bijvoorbeeld op de juiste btw-code of grootboekrekeningen.
Limiet bedrag - Stel een limiet in vanaf welk bedrag gecontroleerd dient te worden.
Betaling - Kan/mag de factuur worden betaald.
Nieuwe leverancier - Controleer indien er sprake is van een nieuwe leverancier.
Bovenstaande taken kan je dus in maximaal 5 opeenvolgende stappen definiëren en per stap 1 of meerdere controleurs koppelen. Dus bijvoorbeeld in stap 1 enkel facturen boven de 500 Euro, stap 2 het bedrag op de factuur laten controleren door de inkoper en in stap 3 het goedkeuren van de betaling door de inkoopmanager.
Om binnen Exact Online flows voor goedkeuring aan te kunnen maken, dient de scanservice in je abonnement aan te hebben staan. Heb je dat niet? Laat het ons weten en we helpen je dolgraag om dit werkende te krijgen.
