BEGINNEN MET EXACT ONLINE

Waar moet mijn systeem aan voldoen om Exact Online te gebruiken?

Voor het gebruik van Exact Online zijn er maar minimale systeemvereisten. Exact Online draait in principe op ieder apparaat dat toegang heeft, via een webbrowser, tot internet.

Algemeen
Wij raden aan om in totaal niet meer dan 3500 verkoop- en inkoopfacturen per maand te importeren of aan te maken. Hoewel het aantal transacties dat u aanmaakt of importeert onbeperkt is, kan het ten koste gaan van de prestatie als u het aanbevolen aantal facturen overschrijdt.

Windows Mac

Gebruik Minimale systeemvereisten
Exact Online gebruiken
  • Windows Vista
  • Schermresolutie 1024×768
  • Internet Explorer 11
    Edge (meest recente versie)
    Firefox (meest recente versie)
    Chrome (meest recente versie)
  • Breedband internetaansluiting
Exporteren naar Office applicaties MS Office 2010 of later, openoffice.org
Integratie met Office applicaties MS Office 2010 of later, openoffice.org
Afdrukken rapporten en lay-outs Adobe Reader 10

Mac

Gebruik Minimale systeemvereisten
Exact Online gebruiken
  • Mac OS X 10.9
  • Schermresolutie 1024×768
  • Safari (meest recente versie)
  • Breedband internetaansluiting
Exporteren naar Office applicaties MS Office 2008 of later
Integratie met Office applicaties Niet ondersteund
Afdrukken rapporten en lay-outs (Apple) Voorvertoning v. 5.0.x

Mobiel

Gebruik Minimale systeemvereisten
Exact Online voor iPhone/iPad iOS 7.0
Exact Online voor Android Android 4.0 (Ice Cream Sandwich)
Is het mogelijk om gegevens te importeren vanuit een ander systeem?

Het is veel gevallen mogelijk om gegevens te importeren in Exact Online.Door gebruik te maken van voorgedefinieerde schema’s kunnen documenten in XML, CSV of Excel worden opgesteld. Deze kunnen vervolgens geïmporteerd worden in Exact Online.

Speciaal voor Mamut gebruikers heeft Bizzee een conversie tool ontwikkeld om een aansluiting te vinden vanuit een ander pakket. Lees hiervoor deze pagina.

Hoe kan ik inloggen op Exact Online?

Open uw webbrowser en navigeer naar start.exactonline.nl en voer hier uw gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord in. Klik vervolgens op inloggen en u komt in uw eigen Exact Online omgeving.

Waar vind ik de algemene voorwaarden van Exact Online?

De algemene voorwaarden van Exact Online zijn hier te vinden.

VANUIT MAMUT NAAR EXACT ONLINE

Kan ik gemakkelijk een overstap maken vanuit Mamut naar Exact Online?

Ja, dat is onze specialiteit. Bizzee heeft voor Mamut gebruikers heeft een conversie tool ontwikkeld om een aansluiting te vinden wanneer er een overstap is gewenst. Meer informatie over de conversie leest u op deze pagina.

Welke gegevens kunnen geïmporteerd worden in Exact Online?

Zoveel mogelijk stamgegevens, waaronder bijvoorbeeld relatie- en artikelgegevens, maar ook financiële informatie als grootboekrekeningen, BTW-codes en betalingscondities. Het merendeel van de in Mamut aanwezige stamgegevens is converteerbaar, dus hiermee kunt u direct aan de slag in Exact Online. Bovendien nemen we alle financiële mutaties mee van het lopende boekjaar, maar (indien gewenst) ook van voorgaande boekjaren. Het is niet mogelijk om openstaande offertes, verkoop- en inkooporders te converteren, deze dienen dus handmatig te worden toegevoegd. Uiteraard nemen we op voorhand door welke informatie geconverteerd dient te worden en hoeveel tijd dit zal vergen.

Wanneer dien ik mijn Mamut licentie op te zeggen?

Mamut hanteert een schriftelijk opzegtermijn van 3 maanden voor einde van het contract. U dient dus tijdig uw contract op te zeggen wanneer u een overstap wilt maken.

U kunt eenvoudig de vervaldatum van uw licentie terug vinden in Mamut. Dit doet u door te navigeren naar Help > Info

Uw schriftelijke opzegging kunt u richten aan:

Visma Software B.V.
HJE Wenckebachweg 200
1096 AS AMSTERDAM
info@vismasoftware.nl

Wat gebeurt er met mijn gegevens in Mamut?

Wanneer u niet meer in het bezit bent van een licentie kunt u Mamut blijven gebruiken als vraagbaak. U krijgt dan Mamut Free. Hiermee kunt u rapportages maken van historische informatie uit Mamut.

BEVEILIGING GEGEVENS

In welk datacentrum staan mijn gegevens opgeslagen?

De gegevens die worden ingevoerd in uw administraties in Exact Online worden opgeslagen in het Britse datacentrum van Rackspace. Hoewel de data is opgeslagen in Groot-Brittannië is het Nederlandse recht van toepassing op al uw gegevens. Daarnaast zijn de strenge Europese wetgeving op het gebied van privacy van toepassing. U bent en blijft altijd eigenaar van de gegevens.

Kan ik zelf mijn data back-uppen?

Dat is zeker mogelijk.Klik op de naam van de Administratie en navigeer naar Back-up onder ‘Beheer uw huidige administratie’.
U heeft dan de mogelijkheid om een back-up te maken en deze op een later moment terug te lezen. Let op! U bent hiervoor zelf verantwoordelijk.

Wie heeft er toegang tot mijn gegevens?

Natuurlijk heeft u en indien nodig uw accountant inzicht in de gegevens binnen uw administratie. Daarnaast heeft Exact Online een beperkt aantal systeembeheerders, die hiervoor hoog gecertificeerd zijn, toegang tot u gegevens. Als uw informatie wordt versleuteld opgeslagen.

Hoe is de informatie vanuit Exact Online beschikbaar?

Dit staat volledig beschreven in artikel 14 van de voorwaarden van Exact Online.
In het geval van nood zal een reservesysteem automatisch zorgen dat de informatie beschikbaar blijft. Zonder dat de eindgebruiker, u dus, hier iets van merkt.

Wanneer vindt er onderhoud en verbeteringen plaats aan Exact Online?

Om het product te blijven verbeteren voert Exact Online regelmatig toevoegingen en updates aan het systeem. Dit gebeurt ’s nachts zodat bijna niemand hierdoor hinder van ondervind. In het geval van groot onderhoud zal dit altijd ruim van te voren vanuit Exact worden gecommuniceerd.

Heeft Exact Online een keurmerk van 'Zeker Online'?

Natuurlijk! Het doel van ‘Zeker Online’ is leveranciers van online administratiesoftware voorzien van een keurmerk. Dit keurmerk zal alleen uitgegeven worden wanneer het online product makkelijk, veilig en betrouwbaar is. Daarnaast werkt Exact Online ook samen met de belastingdienst en het ECP-EPN: een platform waar partijen zoals de overheid, bedrijfsleven en maatschappelijke organisatie kennis uitwisselen op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid.

TRAININGEN

Kan ik een webinar volgen?

Geen enkel probleem. Exact Online geeft regelmatig een webinar dat eenvoudig te volgens is waar je op dat moment ook maar bent. Een Exact Online Expert geeft een demonstratie van het product die tevens ook direct vragen kan beantwoorden. Kijk hier voor een volledig overzicht wanneer en welk webinar te volgens is.

Kan ik een kennissessie bijwonen?

Exact Online geeft regelmatig een kennissessie waar gebruikers en accountants werken met een bepaald onderdeel van Exact Online. Deze kennissessies zijn te volgen op locatie van Exact Online. Een volledig overzicht van beschikbare datum staan hier.

Kan ik zelf een online training volgen?

Een online training kun je overal en altijd volgen op een moment dat jou uitkomt. Het enige wat je nodig hebt is een pc, mac of laptop met een werkende internetverbinding. Normaliter kosten deze trainingen € 395,- maar ze zijn gratis te volgen via: https://www.exact.com/nl/exact-online/support/trainingen

Kan ik zelf een klassikale training volgen?

Naast dat je online zelf een training kunt volgen bestaat deze mogelijkheid ook voor een klassikale training. Dit gebeurt op een kantoor van Exact Online. Voor deze trainingen zijn er maar een aantal beschikbare plaatsen en inschrijving is per deelnemer verplicht. Ook deze trainingen kosten normaliter € 395,- echter wij bieden ze gratis aan via: https://www.exact.com/nl/exact-online/trainingen. Let op! voor een klassikale training geldt een maximaal aantal van 2 deelnemers per bedrijf.

De adresgegevens van de locaties van Exact Online zijn hier te vinden: Amsterdam, Delft, Eindhoven en Zwolle.

Ik heb me ingeschreven voor een klassikale training maar moet me afmelden?

Meld je af door een e-mail te sturen naar trainingen@exactonline.nl. Geef aan om welke training het gaat. Let op: de afmelding wordt per deelnemer verwerkt.

SUPPORT & SERVICE

Hoe stel ik een vraag aan de helpdesk?

Deze optie raden we aan als u uw werk kunt voortzetten en niet direct antwoord op uw vraag nodig hebt. U kunt ook een vraag versturen aan de helpdesk als u buiten de kantooruren assistentie nodig hebt.

Een vraag naar de helpdesk sturen doe je zo:
– Klik rechts boven aan het scherm van Exact Online op Help.
– Selecteer Neem contact op.
– Klik op Stel een vraag om een vraag naar de helpdesk te sturen.

 

Hoe stel ik een vraag via de chat?

Deze optie raden we aan als u zonder te bellen direct een antwoord wilt weten op uw vraag.

Een vraag stellen via live chat doe je zo:
– Klik rechts boven aan het scherm van Exact Online op Help.
– Selecteer Neem contact op.
– Klik op Chat is Online om live te chatten. Als de chat niet bereikbaar is, wordt hier Chat is Offline weergegeven. Probeert u het later nog eens of neem op een andere manier contact op met de supportafdeling.

De chat is beschikbaar van 08:00 tot 20:00 op maandag tot en met donderdag en van 08:00 tot 18:00 op vrijdag.

 

Hoe kan ik jullie telefonisch mijn vraag stellen?

Deze optie is het beste als u uw vraag meteen met iemand wilt bespreken. U kunt de helpdesk bellen op:

+31 (0) 15 711 5100

De helpdesk is beschikbaar van 08:00 tot 20:00 op maandag tot en met donderdag en van 08:00 tot 18:00 op vrijdag.

CONSULTANCY

Wat kunnen onze consultants voor u betekenen?

De consultants van Bizzee richten zich op zowel nieuwe klanten als bestaande klanten van Exact Online. Bij nieuwe klanten zorgen we ervoor dat de start met Exact Online een goede basis bevat. Zo helpen onze consultants met de inrichting van het systeem en geven advies voor een optimale werking. Voor bestaande klanten richten ze zich op de periode na het volledig werken met Exact Online. Waar zitten nog eventuele knelpunten en kunnen we het proces nog beter aansturen.

Kan ik een training volgen en consultancy krijgen?

Natuurlijk! Dat hebben we juist graag. Onze consultants kunnen werk optimaal doen als zij in een organisatie komen waarbij de contactpersonen een gratis training hebben gevolgd. Lees hier wat de mogelijkheden zijn.

Wat zijn de werkzaamheden van een consultant bij 'Getting Started'?

Getting Started is een extra mogelijkheid om bij het afnemen van een Exact Online product een gestandaardiseerd consultancypakket aan te schaffen. Dit pakket heeft een vaste prijs en is bedoeld om een optimale start te kunnen garanderen voor het gebruik van Exact Online.

Ik ben geen klant bij Bizzee maar wil wel graag Consultancy?

Ook dat is natuurlijk mogelijk. Wij bespreken graag de mogelijkheden met u via telefoonnummer: +31 492 210200 of e-mail adres: info@bizzee.nl.

Ik heb een afspraak met een consultant, hoe kan ik mij optimaal voorbereiden?

Wanneer u een afspraak heeft ingepland staan met een van onze consultants raden wij u aan om deze afspraak voor te bereiden.
Ten eerste is er natuurlijk belangrijk dat het voor u en ons helder is wat het doel van deze afspraak is. Dit kan namelijk zijn:

    • Starten met Exact Online: 
      Wanneer u kiest voor Exact Online (zonder gegevens over te nemen uit een reeds bestaand pakket) kunt u zich voorbereiden door na te denken over uw bedrijfsproces. Onze consultants gaan dit ‘vertalen’ naar een werkproces binnen Exact Online. Daarnaast kunt u zaken als huisstijl, offertes, facturen, pakbonnen etc.  van uw bedrijf beschikbaar te hebben. Wij adviseren op bij een nieuwe inrichting altijd een ‘Getting Started’ af te nemen. Vraag ons naar de mogelijkheden hiervan.
    • Bepaalde data overnemen:
      Wil je enkel specifieke gegevens uit een vorig pakket meenemen? Schoon eerst data op om enkel de relevante informatie mee te nemen naar Exact Online. Dit kan via Excel. Zorg ervoor dat de Excel-bestanden zijn ingevuld voordat de consultant komt.
    • Overstap vanuit het ERP-pakket ‘Mamut’:
      Wanneer u een overstap maakt vanuit het ERP-pakket ‘Mamut’ biedt Bizzee een handige overstapservice. Met deze dienst kunnen wij bepaalde gegevens exporteren vanuit Mamut en importeren in Exact Online. Wij adviseren gebruik te maken van deze dienst zodat u aansluiting vind vanuit beide systemen.
    • Bedrijfslogo voor layouts:
      Voor het maken van een professionele Exact Online layout hebben we je bedrijfslogo nodig. Gebruik hiervoor bij voorkeur een PNG of JPEG-bestand zonder een transparante achtergrond. Minimale bestandsgrootte: 300 DPI, maximale bestandsgrootte: 500 DPI.