00-31-492-210200 info@bizzee.nl

VOOR- EN NADELEN

Een overstap van Mamut naar Exact Online biedt natuurlijk nieuwe mogelijkheden, maar behoeft ook een gedegen onderzoek naar de verschillen en in hoeverre deze van invloed zijn op een eventuele overstap. Wij hebben ondertussen al het nodige aan onderzoek gedaan en de eerste oud-Mamut relaties zijn succesvol over. Hieronder leggen we de verschillen graag aan u voor.

VOORWOORD

Sinds de overname door Visma, heeft de ontwikkeling van Mamut zo goed als stilgestaan. Jarenlang had Mamut een aanzienlijke voorsprong op haar concurrenten, maar dat is helaas niet meer het geval. Een eventuele migratie van Mamut naar Exact Online biedt derhalve veel voordelen, maar er dient ook rekening gehouden we worden met een paar aanpassingen/aandachtspunten.

Hieronder hebben wij geprobeerd, met een Mamut-bril naar de verschillen t.o.v. Exact Online te kijken en het merendeel van de verschillen te specificeren. Let op! Onderstaande informatie is afhankelijk van de gekozen oplossing en in sommige gevallen middels een uitbreiding beschikbaar.

VOORWOORD

Sinds de overname door Visma, heeft de ontwikkeling van Mamut zo goed als stilgestaan. Jarenlang had Mamut een aanzienlijke voorsprong op haar concurrenten, maar dat is helaas niet meer het geval. Een eventuele migratie van Mamut naar Exact Online biedt derhalve veel voordelen, maar er dient ook rekening gehouden we worden met een paar aanpassingen/aandachtspunten.

Hieronder hebben wij geprobeerd, met een Mamut-bril naar de verschillen t.o.v. Exact Online te kijken en het merendeel van de verschillen te specificeren. Let op! Onderstaande informatie is afhankelijk van de gekozen oplossing en in sommige gevallen middels een uitbreiding beschikbaar.

VOORDELEN CLOUD

OVERAL

Zou het niet geweldig zijn om alle informatie altijd op zak te hebben? Dankzij de cloud kan dat! Werk uw gegevens bij vanuit het comfort van uw (thuis) kantoor of pak tijdens een bezoek de laatste cijfers er even bij. Waar u ook bent – met een laptop, tablet of smartphone in de buurt heeft u altijd alles bij de hand.

SAMENWERKEN

Wanneer medewerkers altijd, overal en eenvoudig toegang hebben tot noodzakelijke gegevens, zijn ze vanzelfsprekend ook in staat om meer en beter samen te werken. Cloud-gebaseerde processen helpen hen als team real time informatie in te zien en te verwerken.

~

VEILIGHEID

Of alle bedrijfsgegevens veilig zijn in de cloud? Absoluut! Sterker nog, zelfs veel veiliger dan op de zaak. Alle gegevens worden opgeslagen in de streng beveiligde datacenters. Het resultaat is een minimaal risico en maximale uptime voor uw (bedrijfskritische) applicaties.

f

FLEXIBEL

Alleen betalen voor werkelijk verbruik, dus geen verrassingen! Gewoon een vast bedrag per maand, dat toch flexibel is. Pas in een handomdraai het aantal administraties en gebruikers aan. Bedien zodoende een tijdelijke kracht of zet een gebruiker tijdelijk stop tijdens zwangerschapsverlof.

GEEN INVESTERINGEN

Bij cloud-software hoeft u geen kostbare investeringen te doen in software, maar betaald u simpel een gemakkelijk per maand voor hetgeen gebruikt wordt. Zodoende weet u iedere maand exact waar u aan toe bent en zijn er nooit onverwachte en ongeplande kosten, wel zo cashflow-vriendelijk en overzichtelijk.

UPDATES

Exact Online verzorgt met regelmaat software-updates, met veel nieuwe functionaliteiten en verbeteringen. Hierdoor wordt de continuïteit van het systeem gewaarborgd en blijft deze lekker okselfris. Zodoende kunt u zich blijven concentreren op de dingen die er echt toe doen, zoals de groei van uw bedrijf.

BESPAAR GELD

Bij het werken in de cloud vervalt de noodzaak van een infrastructuur, netwerken, systeembeheer en het bijhouden van updates. Door het wegvallen van kosten als: afschrijving, stroom, koeling, opslaggebruik, LAN- en back-up diensten, updates, onderhoud en beheer, voor een aanzienlijke besparing.

SNEL AAN DE SLAG

Geen lastige installaties op servers en werkstations door kostbare systeembeheerders, nee starten met Exact Online is reuze eenvoudig. Simpelweg registreren, inloggen met een wachtwoord en voilà u bent online. Vervolgens kunt u inloggen op via elk apparaat dat toegang tot internet.

VOORDELEN EXACT ONLINE ALGEMEEN

EXACT ONLINE MOBILE APP

Veel onderweg? Profiteer dan optimaal van de gratis mobile app van Exact Online. Of het nu gaat om het aanmaken, bijwerken of raadplegen van relatiebeheergegevens en direct bellen of navigeren naar het adres, het bekijken van de actuele voorraad of het controleren van openstaande posten, het kan gewoon allemaal met deze App!

Ook voor urenschrijvers is de App reuze handig. Zij kunnen uren en kosten direct op je tablet, smartphone of met de Android Wear smartwatch. Die laatste komt zelfs met locatieafhankelijke urenregistratie. Zo mis je geen facturabele minuut meer.

MOBILE APP

Veel onderweg? Profiteer dan optimaal van de gratis mobile app van Exact Online. Of het nu gaat om het aanmaken, bijwerken of raadplegen van relatiebeheergegevens en direct bellen of navigeren naar het adres, het bekijken van de actuele voorraad of het controleren van openstaande posten, het kan gewoon allemaal met deze App!

Ook voor urenschrijvers is de App reuze handig. Zij kunnen uren en kosten direct op je tablet, smartphone of met de Android Wear smartwatch. Die laatste komt zelfs met locatieafhankelijke urenregistratie. Zo mis je geen facturabele minuut meer.

EXACT ONLINE APPCENTER

Door software te integreren verminder je administratieve handelingen en zodoende de kans op fouten. De software van Exact Online is ‘open’ gemaakt, waardoor andere partijen hun software of diensten kunnen integreren. Het resultaat? Een enorme keuze en verscheidenheid aan apps en nieuwe toepassingen in het Exact Online App Center. Dit mooie ecosysteem beschikt namelijk al over meer dan 350 gecertificeerde aanvullingen die je zó aan Exact Online koppelt.

Bent u benieuwd welke apps en toepassingen u kunt vinden in het Exact Online App Center? Klik dan hier.

APPCENTER

Door software te integreren verminder je administratieve handelingen en zodoende de kans op fouten. De software van Exact Online is ‘open’ gemaakt, waardoor andere partijen hun software of diensten kunnen integreren. Het resultaat? Een enorme keuze en verscheidenheid aan apps en nieuwe toepassingen in het Exact Online App Center. Dit mooie ecosysteem beschikt namelijk al over meer dan 350 gecertificeerde aanvullingen die je zó aan Exact Online koppelt.

Bent u benieuwd welke apps en toepassingen u kunt vinden in het Exact Online App Center? Klik dan hier.

ENKELE VOORDELEN EXACT ONLINE

Zowel de functionele voordelen als de dienstverlening van Exact Online, ten opzichte van Mamut, zijn aanzienlijk en veel te veel om hier allemaal te vermelden. Vandaar dat u hier slechts een basaal overzicht aantreft. Indien u hierover verder geïnformeerd wil worden, probeer dan een testlicentie 30 dagen geheel gratis uit of neem met ons contact op, wij informeren u graag.

Meerdere schermen
In tegenstelling tot Mamut, kan in Exact Online gewerkt worden met meerdere schermen tegelijk. Er zijn geen beperkingen in het tegelijkertijd openzetten van schermen in Exact Online. Ook van verschillende administraties indien gewenst.

Per maand aan/uit
Gebruikers en functionaliteiten kunnen per maand worden aan- of uitgezet. Of het nu gaat om een stagiair welke 3 maanden stage komt volgen of een medewerker welke met zwangerschapsverlof gaat, Exact Online gaat hier flexibel mee om.

+ Openingstijden support
De supportafdeling van Exact Online is maandag t/m donderdag bereikbaar van 08:00 tot 20:00 uur en op vrijdag van 08:00 tot 18:00 uur.

+ Cockpits
Exact Online biedt een grote variatie aan standaard aan te passen cockpits en via ‘Mijn Cockpit’ heeft u bovendien de mogelijkheid een geheel eigen cockpit op te bouwen. Middels een widgetcatalogus beschikt u over tientallen widgets, welke in een cockpit kunnen worden toegevoegd en weergegeven.

+ Meerdere lay-out’s per type
Het is mogelijk om in Exact Online meerdere lay-out’s in te stellen per documenttype. Denk hierbij bijvoorbeeld aan meerdere factuur lay-out’s. Vervolgens is het mogelijk om de lay-out te koppelen aan een specifieke taal, relatie of project. Er geen geen beperkingen in het aantal lay-out’s.

+ Rollen en rechten per administratie
Binnen Exact Online is het in één abonnement mogelijk medewerkers toegang tot verschillende onderdelen van die administraties geven. Een administratief medewerker kan bijvoorbeeld in de administraties van de werkmaatschappijen de rechten krijgen om inkoopfacturen in te voeren en banksaldi te bekijken, maar in de administratie van holding alleen de rechten om inkoopfacturen in te voeren.

+ Bankintegratie
Het is mogelijk afschriften, betalingsbestanden of incassobestanden handmatig of automatisch uitwisselen. Bij automatische uitwisseling worden de elektronische bestanden van de gekoppelde bankrekeningen direct ingevoerd in uw administratie, zonder dat u ze handmatig hoeft te uploaden. ING, Rabobank en Bunq hebben de hoogste mate van integratie, ABN-AMRO aanzienlijk minder en voor alle overige banken is nog geen geautomatiseerde integratie beschikbaar.

+ Scan & Herken
De scanservice is een geïntegreerde service waarmee u inkoop- en verkoopfacturen automatisch kunt omzetten in een boekingsvoorstel. Het systeem doet dat met document imaging en slimme scansoftware. De service heeft ook een handmatige controle om (bijna) alle geüploade facturen en bonnen in een boekingsvoorstel om te kunnen zetten.

+ Samenwerking Accountant
Haal meer uit de zaak, door online samen te werken met de accountant. Bepaal zelf op welke niveau en op welke manier dit gebeurt. Doordat de accountant altijd toegang heeft tot de administratieve gegevens, kan hij uiteraard veel eenvoudiger en sneller inspelen op actualiteiten en zo nodig advies geven. En dat alles zonder dat hij langs hoeft te komen.

+ Activa
U kunt activa, activumgroepen en afschrijvingsmethoden in Exact Online aanmaken om de waarde van de eigendommen van uw bedrijf bij te houden. In de loop van de tijd zal de waarde van uw activa afnemen en kunnen periodieke afschrijvingen automatisch worden gegenereerd.

+ Herwaarderingen
Na verloop van tijd fluctueert de waarde van deze vreemde valuta in verhouding tot de waarde van uw standaardvaluta. Dit verschil kan eenvoudig gecorrigeerd worden middels een herwaardering.

+ Salaris
Verwerk salarissen en, door de integratie met je financiële administratie, is boeken overbodig en heeft u het beste zicht op de WKR.

+ Verloning volgens CAO
Naast de geïntegreerde WKR worden alle laatste rekenregels en cao-gegevens van meer dan 140 cao’s automatisch up-to-date gehouden. Dat betekent nooit meer ingewikkelde updates meer uitvoeren. Alles klopt vanzelf.

+ Verlof & Verzuim
Verlof en verzuim hoeven ook maar 1x ingevoerd te worden. Het toewijzen van verlofrecht gaat automatisch. Net zoals de berekening van verlofopname uit het rooster. En natuurlijk is de Wet Poortwachter geïntegreerd in de verzuimregistratie.

+ Kamer van Koophandel integratie
U kunt de leveranciers- of klantgegevens bijwerken door een controle uit te voeren waarbij de gegevens gecontroleerd worden met de gegevens van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel. De relatiegegevens worden ook gecontroleerd wanneer u elektronische facturen ontvangt. Als er een wijziging is tussen gegevens op de factuur en de klantgegevens, kunt u op basis hiervan de relatiegegevens bijwerken.

+ Mailchimp integratie
Op basis van allerlei filter-mogelijkheden (bv. sector, bedrijfsomvang, historische verkooptransacties, vrije classificatie) eenvoudig relevante marketing contactlijsten aanmaken. Deze contactlijsten worden met 1 klik automatisch bijgewerkt in Mailchimp van waaruit u eenvoudig e-mailings kunt opmaken, verzenden en de resultaten van de e-mailing kunt analyseren (inclusief klikanalyses, e.d.). Voor lezers die geen e-mailings meer wensen te ontvangen wordt de zgn. opt-out automatisch teruggekoppeld, zodat in geval van toekomstige campagnes zij niet meer worden meegenomen.

+ Twitter integratie
Belt u een offerte na? Bekijk direct de laatste tweets van de contactpersoon, refereer hiernaar en u heeft gelijk een mooie binnenkomer. Of misschien biedt een bepaalde tweet wel een verkapte verkoopkans. Kortom, leer uw klant kennen en doe meer business! Bovendien kunt u activiteiten zoals taken, serviceverzoeken, klachten, gebeurtenissen of gespreksnotities aanmaken vanuit uw Exact Online Twitter feed.

+ Ontdubbelen
U kunt contactpersonen, adressen en bankrekeninggegevens samenvoegen om dubbele relaties in uw administratie te voorkomen.

+ Verkoopkansen
Verkoopkansen zijn mogelijke verkoopdeals die u wilt volgen. Wanneer u verkoopkansen registreert in Exact Online kunt u de verkoopkans efficiënt volgen en een verkoop sluiten. Verder kan het standaard verkoopproces gevolgd worden, er kan een strategie worden ontwikkeld tegen de concurrentie en u kunt bijvoorbeeld acties en notities registreren.

+ Versiebeheer offertes
Als u wijzigingen aanbrengt in een offerte, kan deze worden opgeslagen in de revisie-geschiedenis en wordt een extensie toegevoegd aan het offertenummer. Zodoende kunt u eerdere versies bekijken en eventueel terugzetten.

+ Voorraad in de tijd (MRP)
Middels een MRP overzicht (Materials Requirement Planning) kunt u per artikel plannen voor toekomstige voorraadbehoeften. De met kleurcoderingen opgemaakte tabel geeft u de mogelijkheid om snel te zien hoe vraag en aanbod (inclusief verkooporders, werkorders, magazijnverplaatsingen, bestellingen, enzovoort) betrekking hebben op een afzonderlijk artikel. Zo kunt u de voorraad plannen op basis van een toekomstige tijdperiode. De kleuren geven het voorraadniveau weer op de toekomstige datum.

+ Voorraad analyse (in de tijd) ook voor stuklijsten/samengestelde artikelen
Ook bij artikelen, welke bestaan uit meerdere onderdelen (stuklijsten/recepturen), kan de voorraad van de artikelonderdelen in de tijd worden weergegeven en zo nodig worden ingekocht, geproduceerd of geassembleerd worden.

+ Dropshipments
De drop shipment functionaliteit geeft u de mogelijkheid om een bestelling te plaatsen bij de leverancier en deze vervolgens niet bij uw magazijn te laten leveren maar bij de klant. Dit heeft als voordeel dat het niet nodig is om de artikelen in de opslag te hebben.

+ Prijslijsten
Met prijslijsten kunt u de prijzen beheren voor diverse artikelen en klanten. Wanneer deze prijzen zijn aangemaakt, zijn ze van kracht voor verkooporders, verkoopfacturen en offertes. Met prijslijsten kunt u eenvoudig speciale aanbiedingen en staffelvoordeel aanmaken voor bepaalde perioden en bepaalde klanten.

+ Extra vrije velden bij artikelen
Er zijn 10 vrije velden beschikbaar op artikelniveau, welke niet alleen zichtbaar zijn op de artikelkaart, maar ook op de documenten (pakbon, verzamellijst, factuur, etc.). De velden zijn ook beschikbaar voor filteropties, exports en imports.

+ Capaciteitsplanning
Met de capaciteitsplanner weet u precies welke capaciteit voor een project beschikbaar is en het een koud kunstje om in te schatten wanneer en of u nieuwe opdrachten kunt nemen.

+ Planbord
Het planbord geeft een overzicht weer (in kleur) van alle geplande en gereserveerde uren per medewerker. Hierbij kan rekening gehouden worden met (nationale) feestdagen, verlof (ingediend en definitief), niet werkdagen, etc.

+ Vooruitbetaald project
Een vooruitbetaald project is een project waarin uw klanten u van tevoren betalen voor toekomstige diensten. U kunt in uw project gebruik maken van bundels of vooruitbetaalde deposito’s (voorschotten). De omzet die wordt ontvangen van deze projecten wordt gezien als een schuld. Het wordt pas omzet als u de overeengekomen dienst hebt geleverd.

+ Onderhanden werk
Bekijk uw onderhanden werk (OHW) op factureerbaar werk dat al is geleverd, maar nog niet is gefactureerd. OWH wordt berekend op basis van de verzonden facturen en goedgekeurde tijd- en kosteninvoer.

+ Eenmalige regels
Naast de bekende terugkerende artikelen/diensten, zijn ook eenmalige artikelen/diensten te koppelen aan een abonnementen welke een eenmalige betaling nodig hebben.

+ Opzegtermijn
Registratie opzegtermijn en, mocht het abonnement niet binnen de huidige abonnementsperiode worden opgezegd, dan wordt het abonnement verlengd met de periode die is gedefinieerd als verlengingsperiode.

+ Reden van opzegging
Het rapport Redenen voor opzegging toont een grafiek die alle redenen voor opzegging van abonnementen weergeeft en het bijbehorende percentage voor elke reden.

+ Abonnement-template
Om dezelfde informatie toe te passen in meerdere abonnementen, kunt u templates aanmaken om nieuwe abonnementen vooraf te vullen met standaard informatie.

+ Inzage abonnementswaarde (MRR)
De maandelijkse abonnementswaarde (monthly recurring revenue, MRR) meet de omzet die wordt genormaliseerd per maand. U kunt MRR-rapporten bekijken om informatie te verkrijgen over de producten van uw abonnement.

 

+ Werkorders
Het wordt tijd om flexibel te gaan produceren. Dat kan bijvoorbeeld met mixed-mode productie. De online productie software van Exact ondersteunt dit. Het is de vinger aan de pols van de werkorderstroom. Het maakt niet uit of de werkorders komen van klanten (MTO, ATO) of om de voorraad aan te vullen (MTS)

+ Productieplanning
Met de Productieplanning kunt u het verloop van werkorders over de werkvloer controleren. Deze planning zal u tevens helpen om afleverdatums in te vullen voor de verkooporder.

+ Productieruimten
Productieruimten zijn groepen van bewerkingsstations. Bewerkingsstations bestaan meestal uit een of meer faciliteiten die gelijksoortige of identieke functies hebben, bijvoorbeeld lassen, frezen of warmtebewerkingen. U kunt uw eigen bewerkingsstations aanmaken en deze koppelen aan productieruimten volgens een methode die het beste past bij uw inrichting en productiecyclus.

+ Materiaal uitgiften en retouren
U kunt een retour ontvangst of retour materiaaluitgifte afhandelen als onderdeel van uw productieproces. Een retour ontvangst zet artikelen terug naar een werkorder zodat u de artikelen kunt bewerken. Een retour materiaaluitgifte verwijdert materialen van een werkorder en plaatst die terug in de voorraad.

+ Uitbesteed werk
In Exact Online kunt u uitbesteed werk eenvoudig integreren en leveranciers in het systeem aanmaken. Er zijn vervolgens verschillende methoden om uitbesteed werk in te kopen, waarbij bijvoorbeeld pakbonnen voor uitbesteed werk kunnen worden afgedrukt en naar de leverancier worden gestuurd samen met de artikelen die het uitbesteed werk vereisen. 

+ Kostprijsberekeningen
Op het moment van inkopen van de werkorder worden de werkelijke kosten automatisch bijgehouden. Deze zijn naderhand te vergelijken met het geschat verbruik van materialen en uren. Bereken ook de kosten van meerlaagse (samengestelde) producten met 1 druk op de knop. Het resultaat? Gedetailleerd inzicht in inkoop- en verbruiksverschillen.

+ Bijproducten
U kunt ook bijproducten definiëren en gebruiken in Exact Online. Bijproducten zijn secundaire producten die voortkomen uit het productieproces. Deze bijproducten zijn niet de uiteindelijke producten waar het om gaat in het productieproces, maar kunnen wel hergebruikt of verkocht worden. Bijproducten kunnen ook producten zijn die niet aan de kwaliteitseisen voldoen

+ Productiecockpit
Zie wat er is gebeurd, wat er nu gebeurt en wat er nog moet gebeuren. Van de bezettingsgraad van machines tot belangrijkste orders in bewerking, inclusief voortgang. Maar ook to-do’s zoals openstaande werk- of inkooporders. Kortom het totaalplaatje is eindelijk binnen handbereik om lean te produceren.

BENIEUWD NAAR WAT BIZZEE VOOR U KAN BETEKENEN?

We informeren u graag onder het genot van een heerlijke kop koffie!